「成果を得ること」こそが資料の目的であり、それを意識できれば資料の質と作成の効率を両立する道が開けます、と述べている本があります。
本日紹介するのは、NTTドコモや日本IBMにてモバイル通信技術を利用した情報システムの提案や導入に携わり、現在は組織人事コンサルタント、株式会社メイクセンス代表取締役の稲葉崇志さんが書いた、こちらの新刊書籍です。
稲葉崇志『「A４一枚」から始める最速の資料作成術 社内プレゼン一発OK!』（CCCメディアハウス）
本書は、A４一枚で作成する「ドラフト」と「サマリー」のほか、A４一枚のサマリーからつくる「詳細資料」の三つの資料の作成方法について説明している本です。
この本は次のような方に読んでもらうことを想定して書かれました。
◆ 初めて資料を作成する人
◆ いつも試行錯誤を繰り返して資料を作成してしている人
◆ 部下や後輩などに資料のつくり方を教える立場の人
本書は以下の６部構成から成っています。
１．資料作成は「A４一枚」から始める
２．「A４一枚」でドラフト（設計書）をつくる
３．資料に最適なデータを探す
４．「見てわかる資料」に仕上げる
５．「A４一枚」の資料を完成させる
６．A４一枚を「詳細資料」に展開する
この本の冒頭で著者は、なぜ社内資料は「A４一枚」がベストなのか、と問いかけています。
それは、「つくりやすく」「わかりやすい」からです。「つくりやすい」資料は作成者の負担を減らし、「わかりやすい」資料は読み手の負担を減らすのです。
次に「報告書」と「提案書」の違いについて解説しています。その最大の違いは「目的」で、報告書は過去または現在の事実を読み手に「伝える」こと。
一方、提案書は「伝える」だけでなく、読み手の「行動を求める」ことを目的としているのです。
さらに、資料のクオリティは、以下の３つの要素を明確に押さえること、と説明しています。
◆ 目的
◆ ターゲット
◆ メッセージ
また、「A４一枚」に書き込む要素は次の６つになります。
１．背景
２．目的
３．提案
４．スケジュール
５．体制
６．課題
これらをロジカルシンキングのスタイルであるピラミッド・ストラクチャーを活用して、「メインメッセージ」「キーメッセージ」「根拠」を配置します。
そして、順番に以下の３つの資料を作成していきます。
◆ ドラフト（設計書）
◆ サマリー
◆ 詳細資料
まずはデータを集めることから始めることになりますが、集めたデータを評価する５つのポイントは以下の通りです。
◆ 根拠としての妥当性
◆ データの信頼性
◆ 調査方法の妥当性
◆ データの鮮度
◆ データの面白さ
また、NTTドコモと日本IBMとの資料作成に関する違いや、スライドのメッセージについて、この本では解説しています。
本書を読めば、資料を対短時間で作成し、一発ＯＫを勝ち取るスキルが学べるのでお薦めです。
あなたもこの本を読んで、社内プレゼンが一発でＯＫになる「Ａ４一枚」から始める資料作成術を学んでみませんか。
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では、今日もハッピーな１日を！
